Pourquoi centraliser vos informations, va simplifier l’organisation de votre entreprise ?

Nous sommes dans l’ère de la donnée et le phénomène n’est pas près de s’arrêter. De nouveaux métiers comme data scientist, ingénieur data ou analyst data ont émergé, se sont démocratisés et ont été médiatisés. Si certains y voient le signe inquiétant d’une déshumanisation des professions et des relations de travail, ce n’est pas le cas de tout le monde. Beaucoup d’entreprises sont prêtes à payer cher pour comprendre le mystère de l’exploitation des données et essayer d’en tirer profit. 

Structurer et centraliser vos données/informations sont donc aujourd’hui indispensable pour optimiser votre organisation interne.

Traditionnellement, les entreprises sont organisées en services. Ce cloisonnement des services laisse suggérer par exemple que le service informatique n’a pas à se mêler des affaires du service Ressources Humaines (RH). En somme, ils sont dans la même entreprise, mais chacun reste à sa place. 

Pour que l’organisation interne de votre entreprise soit efficace, c’est tout le contraire qu’il faut faire. En effet, quand bien même chaque service a des objectifs qui lui sont propres, tous suivent un même but, une même vision : faire de votre entreprise une structure qui prospère, qui attire les talents et dans laquelle il fait bon vivre. Pour y parvenir, vos services doivent jouer « collectif » et non « individuel ». 

Mais comment ? 

C’est là que les données et les informations entrent en jeu. 

Le lien vous paraît flou ? 

C’est normal. On vous explique pourquoi et par où commencer. 

Pas d’organisation efficace sans un partage intelligent d’informations

Qu’est-ce que veut dire partager intelligemment des informations ?

Il y a les données visibles et les données cachées. Les données visibles sont la partie émergée de l’iceberg. Elles regroupent les informations verbales, mails, documents écrits que vous recevez de la part de vos collaborateurs.

La partie immergée, elle, correspond aux multiples traitements numériques, mathématiques, statistiques, aux transformations des données brutes, pour obtenir une information exploitable et compréhensible par tous. 

Une info à savoir : Le volume d’information générée par nos usages des nouvelles technologies (des réseaux sociaux aux objets connectés) est tout simplement vertigineux (1,7 mégabytes de données par seconde et par personne dans le monde, selon International Data Corporation). Pour vous donner une idée, cela revient à faire passer 5 TGV au lieu de 10 bus sur un même trajet !

Partager des données intelligemment revient à ne pas encombrer les collaborateurs d’informations inutiles et à collecter les informations vraiment utiles. 

Utiles pour qui ? Pour quoi ? 

On vous explique.

Une information est une donnée ou un regroupement de plusieurs données. Et une donnée transformée en information est utile dès lors qu’elle sert les intérêts de l’entreprise en diminuant par exemple les risques (risques santé et sécurité, risques contentieux) et les coûts, en améliorant la Qualité de Vie au Travail (QVT), la productivité et la croissance économique. 

Cela revient donc à prendre de la hauteur sur ce qui se joue au sein de votre entreprise : des relations humaines et de la performance. 

Illustration de l’importance de partager des informations entre services 

Concrètement, partager des données intelligemment revient par exemple à se demander quelles informations du service RH seraient utiles aux services informatique et commercial ? Lesquelles ne le sont pas ou méritent d’être confidentielles ? Dans l’autre sens, quelles informations extérieures au service RH peuvent lui être utiles ? 

Si l’on reste sur notre exemple, le service RH a un intérêt à informer le service informatique de la réglementation sur la protection des données personnelles (durée maximale de conservation des données, par exemple). Ce dernier pourra ainsi configurer et paramétrer les logiciels et autres outils informatiques en respectant la législation. 

Dans la même lignée, le service RH doit être informé par le service commercial du niveau d’expérience de ses commerciaux (acquis au cours de leur carrière). En communiquant au service RH ses besoins en formations pour faire monter en compétences son équipe, ce dernier sera à même de proposer des formations appropriées. C’est de cette manière que le partage d’informations entre services sera intelligent et que les relations seront saines. 

La centralisation des informations améliore la communication interne 

Une mauvaise communication est source de nombreuses difficultés

Vous remarquerez que de nombreuses difficultés relationnelles, techniques, organisationnelles ou stratégiques sont dues à un problème de communication. 

Voici un exemple. Tout ce qui a trait à la sécurité et à la santé des travailleurs est en premier lieu l’affaire des Ressources Humaines. En effet, leur rôle est de gérer les ressources humaines qui, rappelons-le, conditionnent le bon fonctionnement de votre entreprise. 

Gérer les ressources humaines sous-entend prendre soin de la sécurité et de la santé des collaborateurs. Les Documents Uniques (DU) abordent le thème de la sécurité au travail. En fonction de votre organisation et de la taille de votre entreprise, cette tâche peut relever du service Qualité Sécurité Environnement (QSE) ou bien du service RH. 

Lorsque c’est le service QSE qui en a la charge, le volet santé au travail (identification, évaluation et actions au niveau des risques psychosociaux) est parfois délaissé. Or, un accident du travail n’est pas exclusivement lié à un défaut de sécurité. Il peut être le fait d’un dysfonctionnement sur le « volet santé ». C’est le cas lorsqu’un collaborateur souffre d’une surcharge de travail. Il devient surmené et son état peut le conduire à un arrêt de travail.

Mais comment en être informé si le service RH ne prend pas la responsabilité de ce sujet ?

On sait très bien que communiquer au croisement de la machine à café sur l’état de santé mentale des salariés n’est pas l’idéal. 

Tout comme les réunionnites polluent des plannings déjà bien chargés. Sans compter que cela relève parfois du casse-tête chinois de réunir les responsables des différents services ! Dans ces situations, la communication est tout bonnement désorganisée et dessert l’entreprise. 

La centralisation des informations, une forme de communication efficace

La bonne nouvelle c’est que le partage d’informations est une forme de communication efficace. Ainsi, le service RH a tout intérêt à co-construire avec les différents services de l’entreprise un système permettant d’identifier et de mesurer la santé au travail. Mais aussi de prendre en main la gestion de ce système en centralisant et en mettant à jour les informations sur une interface commune.  

Aussi, une communication efficace, c’est avoir accès à la bonne information au bon moment. Imaginons que vous envisagiez de mettre en place un projet (dans un délai bref) visant à compléter vos services d’une expertise supplémentaire. 

Vous avez déjà informé vos clients de votre projet et vous êtes serein d’avoir les talents nécessaires en interne pour le mettre rapidement en route. 

Mais est-ce réellement le cas ? Comment le savoir rapidement ? 

Grâce à une interface mise à jour régulièrement et partagée par tous les services, vous pourrez avoir accès à cette information en un coup d’œil. 

Vient maintenant la fameuse question : comment faire pour centraliser vos informations ?

Comment centraliser des informations de manière intelligente ? 

Mettre en place une interface au service de tous

Les informations doivent dépasser les frontières des services et être centralisées dans une interface accessible à un maximum de personnes. 

Mais le travail ne s’arrête pas là. 

Pour que cette centralisation des informations soit suivie de résultats, il faut être capable de les lire, de les comprendre et de les traduire en actions. En d’autres termes, une interface à mille lieues du tableau Excel qui aboutit rarement à quelque chose de lisible et encore moins à des actions concrètes. 

Pour arriver à une interface ergonomique et compréhensible par tout le monde, c’est tout un procédé. Ce procédé nécessite de réunir au préalable des représentants de l’ensemble des services concernés. Ensemble, ils vont co-construire les fondations d’un modèle structuré. 

On vous l’accorde, la mise en place d’un tel procédé demande d’investir du temps. Du temps que vous rentabiliserez une fois votre procédé opérationnel. 

En effet, en centralisant de manière intelligente vos informations, l’ensemble des acteurs (finance, commerce, chef de projet, RH…) ont accès à une même information qui pourra être suivie d’actions transposables dans leurs activités respectives. 

À titre d’exemple, vous pourriez rapidement voir le coût de la non-santé au travail et en tirer une analyse suivie d’actions :

• Le DAF peut prendre connaissance que l’organisation perd X chiffre d’affaires. Il est donc nécessaire de dégager des marges pour récupérer le budget perdu ;
• Le chef de projet peut se rendre compte qu’actuellement il ne dispose pas de toutes les ressources nécessaires pour mener à bien un projet. Il sera ainsi capable de mesurer « le risque projet » ;
• Les RH pourront utiliser les données pour mettre en place une politique QVT. Mais aussi réfléchir à une stratégie pour mobiliser les compétences différemment de sorte à rééquilibrer le coût de la non-santé et/ou à transformer la perte financière en gain.

Votre charge de travail est déjà trop lourde ? Pourquoi ne pas proposer à l’un de vos collaborateurs de représenter votre service en rejoignant le groupe de travail en charge de construire la genèse de votre future interface ? C’est un gage de confiance qui sera source de motivation ! 

Solliciter une aide extérieure

Enfin, si vous estimez la tâche trop complexe, vous pouvez toujours vous faire aider par un spécialiste pour récolter, analyser, classer et interpréter vos données.

De notre côté, on est convaincu de l’utilité de se doter d’un tel outil qu’on en a fait le cœur de notre activité. 

Nous avons l’ambition de proposer un outil qui va bien au-delà. Les mieux placés pour en parler sont nos clients. Découvrez les résultats obtenus par l’un d’entre eux.

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